上司あるいは組織を手伝うのが秘書の大事な仕事内容だといいます。マンツーマンの秘書とグループ秘書とがいます。仕事は大別して、定型的業務と非定型的業務があります。普段から当たり前のように行うのが定型的業務という仕事です。
具体的にどんな業務？
挨拶状や贈答品の支度、オフィスの中を片付けて環境を整える、車の手配をするなどの仕事です。中心となる秘書の仕事内容は、スケジュール管理をすることです。事前に整えるのが会議の打合せや取引先訪問、出張などの上司の予定です。
通常の業務以外の突発的な仕事のことを非定型的業務といいます。急な来客、スケジュール変更、災害や犯罪が起きた時の措置などが非定型業務に該当する仕事です。秘書の仕事内容には、さまざまな知識が求められるだけでなく、頭の回転や臨機応変さが必要であることがわかります。
上司への気配りが大事
上司の職権をおかさない範囲内で、上司が職務に専念できるように心配りをするのが秘書の仕事内容です。情報を正確に伝達する表現力が上司や関係者とをつなげる役として働く秘書の仕事にはなくてはならないものです。
秘書にとって不可欠なのは仕事の内容は当たり前ですが、加えて取引先などの会社名や担当者の名前、顔などを覚えておける記憶力ではないでしょうか。秘書の仕事内容的には、どんなことにも積極的で、きちんと自分で正しい判断ができて行動する能力のある人が向いているといえます。